伝わるコミュニケーション実践講座
第5回「口頭説明に疲れていませんか？」AIで“伝わる指示の出し方”に変える方法
「また同じ説明をしないといけないのか…」
「せっかく指示を出したのに、相手が勘違いして動いている…」
こんな経験、ありませんか？
その原因は、あなたの伝え方が悪いのではなく、仕組みが追いついていないだけかもしれません。
今、職場の“指示の質”を変えているのがAIです。
口頭で何度も説明する代わりに、AIがマニュアルや手順書を一瞬で作成。
曖昧な指示を「誰が・何を・いつまでに」に変換してくれる頼れる存在です。
AI活用で指示が変わる3つの場面
1. 文章作成の補助
- 指示メールの文面をAIで整えると、曖昧さがなくなる
- 「できれば早めに」→「明日17時までに」など具体的に変換可能
- 具体例：「新人へのメール文をAIに書かせたら、“よろしくお願いします”が“明日17時までに資料を提出してください”と明確に変わった」
2. マニュアルの自動生成
- 新人教育用マニュアルをAIに作らせる
- QRコード化して共有すれば、誰でも同じ内容を確認できる
- 外国人スタッフ向けに多言語化も可能
- 具体例：「アルバイト用のレジ操作マニュアルをAIにまとめてもらい、PDF化して掲示板に貼ったら、質問が激減した」
3. フィードバックの効率化
- 部下へのコメント例をAIに考えてもらう
- 感情的にならず、建設的な表現に変えられる
- 具体例：「“またミスしたね”ではなく、AIが提案した“次はこの部分に注意してみよう”という言い回しで、相手のモチベーションが下がらなかった」
実際の利用シーン
- 新人教育：「AIでまとめたマニュアルを共有したら、説明の手間が半分に」
- 外国人スタッフ対応：「AI翻訳＋やさしい日本語で、誤解が激減」
- 上司の時短：「毎回の指示メールをAIで整え、誤解や二度手間がなくなった」
※代表的なAIツールとしては ChatGPT や DeepL が活用しやすく、多くの企業が導入を進めています。
ケース問題
あなたならどちらを選びますか？
- A：「新人アルバイトに、接客手順を口頭で何度も説明する」
- B：「AIで接客マニュアルを作成し、QRコードでいつでも見られるようにする」
👉 Aは時間も労力もかかる。
👉 Bは一貫性があり、誰でも同じ指示を理解できる。
明日からできるAI活用チェックリスト
- ☐ 曖昧な指示はAIに「具体的に言い換えて」と依頼
- ☐ マニュアルや手順をAIに整理してもらう
- ☐ 翻訳機能で外国人スタッフ用に対応
- ☐ 部下へのフィードバック例をAIに考えてもらう
まとめ
AIは「指示を代わりに出す」道具ではありません。
AIは、あなたの指示をより伝わりやすく整えるパートナーです。
小さな一歩を踏み出すだけで、
👉 指示の誤解が減る
👉 教育が効率化する
👉 上司の負担が減る
結果として、チーム全体の“指示の質”が底上げされます。
次回予告
伝わるコミュニケーション実践講座｜第6回は「生成AIと部下育成──フィードバックを効率化する方法」。
投稿者プロフィール
