AI活用で社内情報共有を改善｜ミスを減らす3つの新ルール

伝わるコミュニケーション実践講座　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第7回　AI活用でミスを減らす！社内情報共有の新ルール

「言ったはずなのに伝わっていない」
「マニュアルを探しても古いまま」
「同じ質問に何度も答えている」

──こうした“情報共有のすれ違い”が、職場のミスや非効率を生み出しています。
特にリモートワークや外国人スタッフが増える中で、「伝えたつもり」と「伝わっている」のギャップはますます大きくなっています。
その解決策として注目されているのが、AI活用社内情報共有の仕組みづくりです。

ミスを減らすAI活用社内情報共有の3つのルール

1. 情報は「1か所に集約」

【会社の「みんなの共有情報ボックス」を作るイメージです】

「あの資料どこだっけ？」「〇〇さんのPCに入ってるはず…」と探す時間がなくなり、新しい人も「ここを見れば大丈夫」と迷わなくなります。会社で使う大事な資料やルール、連絡事項などを、「ここだけ見ればOK！」というデジタルな場所を１つ決めて、そこに全部集めるのがポイントです。

＜具体例とやり方＞

「経費精算の方法」を知りたい新入社員Aさんの場合

【これまでのAさん】
先輩にSlackで質問 → 「去年の資料なら共有フォルダにあったはずだけど…」と言われる
共有フォルダを何回も探す → 結局見つからず、また別の先輩に聞く → 時間も手間もかかる

【「1か所に集約」後、AI活用もできるAさん】
会社で決めた「共通情報ハブ」にアクセス。
検索窓に「経費精算」と入力。
すぐに最新の経費精算マニュアルが見つかる！ AIがマニュアルの中から「交通費はスマホアプリで申請」など要点を教えてくれることも。
→ 探すムダがなくなって、パッと解決！

👉 GoogleドライブやNotionなどのツールに集約すると、AI検索や自動整理機能を組み合わせやすくなります。

2. 情報は「最新が自動反映」

【古い情報を捨てて、新しい情報に自動で切り替わる仕組みを作るイメージです】

古いマニュアルを見て間違えたり、「これ、最新版だよね？」と確認する手間がなくなります。みんなが安心して、いつも正しい情報で仕事ができます。一度作ったマニュアルや手順書が、変更があった時に**「自動的に更新されて、古いものは使えなくなるようにする」**工夫です。AIやシステムが、そのお手伝いをしてくれます。

＜具体例とやり方＞

「お客様への返金対応マニュアル」が変更になった場合

【これまでの状況】
去年の古いマニュアルPDFが共有フォルダに残っている。
新しいマニュアルはメールで送られたけど、埋もれて見つからない。
店舗スタッフBさんが古いマニュアルを見て、間違った対応をしてしまう。

【「最新が自動反映」後、AI活用もできるBさん】
Bさんが返金対応マニュアルを探すと、システムが「最新版」だけを表示。
もし間違って古いマニュアルを開こうとしても、AIが「このマニュアルは古いです。最新版はこちら」と警告を出して、新しい版へ誘導してくれる。
→ いつも正しい情報だから、ミスが激減！

👉 ConfluenceやSharePointなどとAIを連携させると、自動で古い情報を検知・更新できる仕組みが整います。

3. 情報は「誰でも理解できる形に変換」

【難しい言葉をAIがやさしく通訳してくれるイメージです】

新しく入った人や外国人スタッフも、専門用語で迷うことなく、すぐに仕事の内容を理解できます。質問が減って、みんながスムーズに働けます。長い文章や専門用語だらけの資料を、AIの力で**「もっと短く」「もっとやさしい言葉で」「外国語に翻訳して」**と、わかりやすい形に作り変えてもらうことです。

＜具体例とやり方＞

「新サービスの導入手順書（全20ページ）」を外国人スタッフCさんが読む場合

【これまでのCさん】
20ページの日本語マニュアルを渡される。
専門用語が多くて理解できない。
翻訳アプリで一文ずつ翻訳するも、時間がかかり、全体像がつかめない。

【「誰でも理解できる形に変換」後、AI活用もできるCさん】
AIツールに「この20ページのマニュアルを、やさしい日本語で3ステップにまとめて、英語にも翻訳して」と依頼。
AIがすぐに、「Step1：まず〇〇する、Step2：次に〇〇する、Step3：最後に〇〇」という簡潔な説明と、英語訳を同時に作成してくれる。
→ 誰でもパッと理解できて、すぐに業務に取りかかれる！

👉 ChatGPTやDeepLを活用すれば、要約・翻訳・やさしい表現変換を同時に実現できます。