【AI×人が創る職場コミュニケーションの最前線】 【第7回】属人化の罠からチームを救う
─AIを活用した「業務の棚卸し」と仕組み化という視点
※この記事は、「あの人がいないと回らない」状態から抜け出すために、AIを業務整理のアシスタントとして活用し、チームを属人化から解放する考え方と具体例を、管理職向けにまとめたものです。
「このチームは、あの人がいるから回っている」
現場でよく聞く言葉です。
一見すると頼もしい表現ですが、その裏側では、
- その人が休むと業務が滞る
- 引き継ぎが進まない
- 管理職の判断負荷が集中する
といった問題が静かに進行しています。
人材の流動化、働き方の多様化が進む中で、
属人化したチーム運営は、もはや限界に近づいています。
チームが属人化する本当の理由
チームがうまく回らなくなる原因は、
個人の能力や意欲だけではありません。
多くの場合、
業務や判断の前提が言語化されていないことが原因です。
- 誰が何を決めていいのか
- 判断に迷ったときの基準は何か
- 情報はどこに集まり、どう共有されるのか
これらが曖昧なままでは、
仕事は特定の人に集まり続けます。
AIは「仕組み化」を助ける並走ランナー
ここでAIが力を発揮します。
AIは、
- 業務内容の整理
- 判断ポイントの洗い出し
- 暗黙知の言語化
といった、仕組みづくりの下支えが得意です。
重要なのは、
AIに判断を任せることではありません。
AIはあくまで、
人の思考を整理し、可視化するための並走ランナーです。
ケース：AIを使った業務の棚卸しで見えたもの
ある職場では、
業務の多くが一人のベテラン社員に集中していました。
管理職が最初に共有したのは、
「仕事を奪うためではなく、ベテランが楽になり、より力を発揮できる状態をつくるため」という目的です。
そのうえで行ったのが、
AIを使った業務の棚卸しでした。
◆AIへの指示（プロンプト例）
あなたは業務整理を支援するアシスタントです。
以下は、ある部署でベテラン社員が日常的に行っている業務メモです。
これらの業務を整理し、
・誰でも対応可能な作業
・判断基準があれば任せられる作業
・管理職判断が必要な作業
の3つに分類してください。
次に、ベテラン本人と一緒に、
1日の仕事を思い出すように業務を書き出していきました。
- 朝のメール確認と対応判断
- 他部署からの問い合わせ対応
- イレギュラー発生時の判断
- 若手からの相談対応
AIはこれらを整理し、
どこに判断が集中しているかを可視化しました。
その結果、
- 実は判断が不要な業務
- ルール化できる判断
- 管理職が担うべき判断
が明確になりました。
属人化していた仕事は、
「人が特別だった」のではなく、
判断基準が言語化されていなかっただけだったのです。
管理職が設計すべきポイント
AIを活用する前に、
管理職自身が決めるべきことがあります。
- チームの目的は何か
- どこまでを任せ、どこから判断するのか
- 失敗をどこまで許容するのか
これらは、ツールでは代替できません。
設計の責任は、常に人にあります。
仕組み化は、人を「自由」にするための投資
仕組み化という言葉に、
冷たさを感じる必要はありません。
むしろそれは、
- 誰もが安心して休める
- 無理なく引き継げる
- 挑戦できる余白をつくる
ための、人への投資です。
AIで整理を任せることで、
管理職は「どんなチームをつくりたいか」という
本来の役割に集中できるようになります。
AI時代のチームづくりで問われるもの
AIは、
- 整理する
- 見える化する
- 言葉にする
ことを助けてくれます。
しかし、
- どんな関係性を大切にするのか
- どんな文化を育てたいのか
を決めるのは、人です。
属人化から抜け出す第一歩は、
頑張る人を増やすことではなく、
チームの設計を見直すこと。
AI時代だからこそ、
人が担う役割は、より明確になっています。
チームの土台としての心理的安全性については、前回の記事で詳しく扱っています。↓
【第6回】対話と信頼はAIでつくれる？──心理的安全性を支える管理職の関わり
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